Saly : L'ONAS met en place un logiciel pour corriger les anomalies en vue d'un service qui répond aux exigences de l'heure...


Les différents services de l'Onas se sont retrouvés à Saly pour exposer un logiciel dénommé Tomportail...Un logiciel, diront les techniciens qui permettra de résoudre plusieurs anomalies et répondra aux exigences de l'heure...
 
 
 
"Je dois dire qu'en quatre jours on est à 90% de règlement de ces anomalies" (Dr Papa Samba Diop, Conseiller technique du Dg) 
 
L’objet porte sur des séances de travail pour corriger des anomalies suite au déploiement d’un nouveau logiciel en interne appelé Tomportail et qui comporte six modules. Mais aujourd’hui, il s’agit de s’attaquer au module Tompro précisément sur la partie Gestion financière.
Nous sommes dans une task-force que je coordonne et dont l’objectif est de régler ces anomalies. Toutes les directions dont les travaux impactent la gestion financière sont représentés, mais également les services dédiés. On travaille en temps réel sur l’outil de base; cela veut dire que pendant qu’on est en train d’agir pour apporter des corrections, les services continuent à fonctionner à la Direction générale. C’est cela qui fait qu’aujourd’hui, pendant qu’on régle des anomalies, il y a d’autres qui viennent. Mais je tiens à rassurer la Direction générale et tout le monde que de jour en jour, on voit que l’arrivée des anomalies s’amenuise. C’est un indicateur pour aller vers la stabilisation de cet outil.
Donc l’objectif global, c’est de corriger ces anomalies, c’est de faire aussi de sorte que l’outil soit paramétré par rapport à notre système, par rapport à notre modèle de gestion. Mais aussi, on n’exclut pas s’il y a des choses qui sont avérées dont on pense que l’outil ne peut pas s’adapter, c’est nous qui devrons nous adapter. Cela nécessite un changement de procédures mais jusqu’à présent, on a tout fait pour rester dans nos procédures.
Avec les contingences quotidiennes, nous avons décidé de nous réunir ici avec les directions concernées. Quand il y a des anomalies, ce n’est pas un seul service qui doit les régler ; c’est à trois, à quatre. Parce qu’il faut avoir les mêmes correspondances, c’est de la codification, des ajustements à temps réel pour pouvoir juguler les anomalies. Raison pour laquelle on a délocalisé ce travail pour se consacrer pleinement à ce travail.
Nous sommes partis sur un nombre impressionnant de plus de 4.000 anomalies. Le premier travail qu’on a fait, c’est de voir cette population d’anomalies en termes statistiques. Et on s’est aperçu qu’il y a bon nombre d’anomalies qui étaient ici depuis 2020. Cependant, l’Onas a déjà produit ses états financiers par rapport à cette année. Même si on allait vers la correction de ces anomalies, il n’y a pas d’impact. Parce que les états financiers sont déjà faits.
On s’est donc dit qu’on part de la nouvelle base c’est-à-dire 2021. Le travail qu’on est en train de faire, va impacter les états financiers de l’Onas pour 2021. Et quand on l’a fait, on a pu encore enlever environ 2.000 anomalies.
Ce qui restait maintenant, on a pu voir qu’il y a deux types d’anomalies : les anomalies fonctionnelles à l’interne dues à des problèmes de saisie, des manques de correspondance entre services, etc... Les autres sont des anomalies d’ordre technique pour lesquelles, il faut aller sur le paramétrage. Il faut donc remonter le problème à la société Tomate, concepteur du logiciel qui peut agir sur l’outil pour faire les corrections.
Après quatre jours de travaux, il nous a resté quelques 960 anomalies fonctionnelles, ce qu’on est en train de faire. Je dois dire qu’en quatre jours, on est à presque 90% de règlement de ces anomalies, malgré que chaque jour, il y a d’autres qui surviennent. Mais elles vont s’estomper : on a eu 20, puis 16, ensuite 10. Et on espère qu’on va arriver à 0.
Ceci ne veut pas dire que le travail de la task-force sera terminé après cette correction.
 
" Les anomalies que nous rencontrons sont d'ordre fonctionnel ou technique"
 
Amadou Lamine Dieng, Chef du Service Applications informatiques au niveau du département Système d’Informations de l’Onas
 
L’Onas possède un progiciel de gestion intégrée depuis 2016 ; il regroupe six modules : Tompro pour la gestion financière et comptable, TomStock pour la gestion du stock, TomMarche pour la gestion des marchés publics, TomPaie pour la gestion de la paie, TomMonitoring pour le suivi-évaluation des projets et TomEtatfin pour la gestion des états financiers.
Nous avons acquis ce progiciel en version standard et c’est par la suite que nous avons demandé à Tomate, de nous développer une version web dans laquelle nous avons intégré deux menus : Achat pour la gestion des achats. Donc tous le flux Achats (achats, engagements, jusqu’à la comptabilité, l’ordre de paiement, etc). Depuis qu’on a commencé, nous avons constaté des anomalies, des incohérences sur les écritures. Parce que comme cela concerne la gestion financière et comptable, il y a plusieurs acteurs, plusieurs services (Contrôle de gestion, DAF, Comptabilité) qui travaillent sur la même plateforme, les mêmes informations. De ce fait, c’est travail de chaine. Lorsque l’achat état sa Da, il y a un bon de commande, la génération de ce bon en engagement ensuite l’ordre de paiement puis vient la prise en charge comptable. Après, intervient le règlement.
Toute cette chaine amenait des incohérences. C’est à ce titre que nous avons initié cet atelier pour la correction de ces anomalies. On s’était fixé un objectif de corriger 954 anomalies mais à ce jour, nous sommes à plus de 1000 anomalies corrigées. Les états de 2016 jusqu’à 2020 étant bouclés, on ne pouvait plus y toucher. On a donc décidé, de corriger les exercices de 2021 avec tous les services concernés.
Les anomalies que nous rencontrons sont d’ordre technique ou fonctionnel. Pour ce dernier, c’est du côté organisationnel au niveau des inputs. Si ces derniers ne sont pas bons, les outputs ne le seront pas. Mais le logiciel est parfait. Nous avons la chance de travailler en étroite collaboration avec l’éditeur (Tomate) qui remonte l’information à chaque fois qu’on le sollicite et réagit rapidement. Il nous envoie le plus souvent des mises à jour s’il y a des installations à faire et cela permet de régler des problèmes. Si on parvient à régler ces problèmes qui sont des problèmes de personne, de saisie, d’incohérence des écritures, on établit une procédure.
Le paramétrage se fait au niveau du concepteur parce qu’on ne peut pas toucher au logiciel. Si on a un besoin, on fait une requête. Eux, ils développent et nous l’envoient. Et la réaction est rapide ; elle ne prend même pas deux jours affirme Lamine Dieng...


Samedi 4 Septembre 2021
Dakaractu



Nouveau commentaire :
Twitter



Dans la même rubrique :